نصائح عليك معرفتها قبل أن تقوم بإرسال إيميل

نحن الآن نعيش عصر الإنترنت، حيث يعلم كل شخص تماماً كيف يستفيد حرفياً من وسائل هذه التكنولوجيا. ربما تختلف أنواع الإستفادة من الحصول على التعليم الإلكترونى، أو البحث عن وظائف، أو ربما التواصل مع باقى البشر.

لكن بالتأكيد لن يمكنك القيام بتحقيق أقصى استفادة من رفاهيات الإنترنت دون أن تمتلك بريداً إلكترونياً، وسيلة مجانية، احترافية، موفرة للوقت و المجهود، تساعدك على القيام بالكثير من العمل فى وقت ٍ قصير.

لذا هذه مجموعة من النصائح عليك معرفتها قبل أن تقوم بإرسال إيميل

عنوان البريد الإلكترونى الخاص بك

يجب أن يكون عنوان البريد الخاص بك ممثلاُ لإسمك أو إسم شركتك. بالطبع أنت ترسل هذه الرسائل من أجل هدفٍ محددٍ، لذا لا تقم بإفساد هذا الهدف و ترسل إيميلا ببريد يحمل اسم الدلع الخاص بك كمثال!

 الإسم الخاص بك

هذه خطوة مهمة عليك القيام بها حينما تُنشىء بريدك الإلكترونىّ. عليك كتابة اسمك الرسمى، ويمكنك الإكتفاء باسمك الأول و الأخير. لا داعى لكتابة أسماء غريبة مثل (ana asln cool – وسامتى سر سعادتى). عليك أن تظهر بمظهرٍ لائق لذا لا تفسد هذا المظهر بفعل هذه الحماقات!

 اللغة

عليك تحديد اللغة التى سترسل بها هذا الإيميل. الأفضل بالطبع هو استخدام اللغة الإنجليزية، لكن هناك بعض دول الخليج بالإضافة الى الكثير من الأشخاص الذين يفضلون اللغة العربية.

كذلك حينما تقوم بالرد على الرسائل، عليك الردّ بنفس اللغة التى استقبلت بها الرسالة. إذا استقبلت رسالة ً بالعربية، عليك الردّ بالعربية، أما إذا كانت بالإنجليزية، عليك الرد إذا بالإنجليزية.

كذلك عليك استخدام القواعد اللغوية سواء أكانت رسالتك بالعربية أو الإنجليزية. لا تنس أنك لا تتحدث هنا مع صديقٍ لك، لذا عليك أن تظهر بمظهرٍ رسمى من خلال لغتك السليمة.

 عنوان الإيميل

هناك خطأ يقع فيه الكثير و هو إرسال إيميل بدون عنوان. ما الذى سيدفع المُرسَل إليه الى قراءة هذا الإيميل و هو لا يحتوى على أى عنوان.

عليك كتابة عنوان يُمثل محتوى الرسالة التى تقوم بإرسالها. إذا كنت مثلا ترسل رسالة من أجل الحصول على وظيفة مسئول مبيعات، إذا عليك كتابة العنوان: وظيفة مسئول المبيعات، ما دام إعلان الوظيفة لا يشترط عنواناً محدداً للرسالة التى تقوم بإرسالها.

 البدء بالتحية و الختام بالتوقيع

قبل أن تبدأ بعرض رسالتك، عليك أولا أن تبدأ كلماتك بالتحية. هناك الكثير من أنواع التحيات التى تختلف من لغة إلى لغة، و من مناسبة إلى أخرى حسب الشخص أو الجهة التى ترسل إليها.

كذلك لا تنسى من إنهاء رسالتك بشكلٍ لائق، ولا تنس التوقيع باسمك و هاتفك و كافة طرق التواصل التى يمكن للجهة التى ترسل إليها أن تتواصل من خلالها معك.

 تأكد من كتابة اسم المُرسَل إليه بشكل صحيح

المقصود بالشكل الصحيح هنا ليس وفقا إلى الصيغة اللفظية الصحيحة، بل وفقا للطريقة التى يستخدمها المُرسَل إليه دائماُ فى كتابة اسمه. بالتأكيد لن يكون الوضع جيداً حينما تكون أول كلمة يقرأها من رسالتك هو اسمه بطريقة خاطئة!

 محتوى الرسالة الخاصة بك

هذا خطأ أيضاً يقع به الكثير على الأخص من المتقدمين للحصول على وظائف أو منحٍ دراسية. الكثير يقوم بإرفاق سيرته الذاتية مع كتابة عنوان الرسالة و يترك الرسالة فارغة!

هذا بالطبع خطأ فادح. إذا كانت رسالتك على سبيل المثال من أجل الحصول على وظيفة، عليك أن ترفق سيرتك الذاتية، و كافة المستندات المطلوبة منك، و كتابة محتوى الرسالة و ليس تجاهله.

يمكنك كتابة المزيد عنك، و ما الذى يجعلك مؤهلاً للحصول على هذه الوظيفة، كذلك عليك الإشارة فى الرسالة أنك قد قمت بإرفاق كافة المستندات المطلوبة منك حتى ينتبه إليها قارئ الرسالة.

 القواعد اللغوية

بعد الإنتهاء من كتابة رسالتك بشكلٍ تام، لا تنس مراجعتها للتأكد من خلوها من كافة الأخطاء.

إذا كنت تستخدم الإنجليزية، فهناك الكثير من المواقع التى تقوم بمراجعة النص بدلاً عنك للتأكد من خلوه من أى أخطاء سواء أكانت مرتبطة بالألفاظ أو القواعد.

من هذه المواقع موقع grammarly , والذى يقوم بمراجعة النص الخاص بك و التأكد من موافقته لقواعد اللغة السليمة. عليك فقط أن تقم بإلصاق الرسالة الخاصة بك على هذا الموقع و سيقوم بمراجعتها و تصحيحها للتأكد من خلوها من أى أخطاء.

 الوقت المناسب

عليك أن تختار الوقت المناسب لإرسال رسائلك. من المفضل ألا تقوم بإرسال الرسائل خلال فترات الأعياد و العطلات. الكثير يعتبر استلام الرسائل فى هذه الأوقات أمراً غير لائق ما دام  ليس هناك ضرورة  قصوى لذلك.

 قم بالقراءة مرة ً أخرى

قبل أن تقوم بإرسال رسالتك قم بقرائتها مرة أخرى. بالتأكيد ستجد أن هناك تعديلات يجب أن تتم بمحتوى الرسالة.

كذلك حاول قدر الإمكان أن تكون رسائلك مختصرة. ابتعد عن الإطالة و التكرار اللذان لا يجديان فى محتوى الرسالة. إذا كنت أرفقت مجموعة من المستندات، تأكد أنها سليمة، و قم بمراجعتها مرة أخرى. كذلك إذا كان هناك روابط إلكترونية تأكد من أنها الروابط المقصودة، و تأكد أيضا من صلاحية هذه الروابط.

منقول للإفادة : المصدر